自社に適したビジネスチャットの選び方

そもそもビジネスチャットツールとは

ビジネスチャットツールとはその名の通り、ビジネスシーンで使うチャットツールのことです。社内での迅速なコミュニケーションを目的として使用されることが多く、チャット以外の多機能的な使い方ができるツールです。
形式的なメールよりも手軽に使えるのが魅力的で、近年、導入する企業が増えています。
ビジネスでスピードを求められる昨今、ビジネスチャットツールは急速に普及しています。

ビジネスチャットツールの主な機能

ビジネスチャットツールの機能はどんなものがあるのでしょうか。
ここでは主な機能を紹介していきます。

チャット機能

ビジネスチャットツールのかなめとなる機能です。チャットツールです。個人にダイレクトメールが送れる、複数人でもチャットができます。また、リアルタイムでメッセージが届くので、スピーディな連絡が可能です。

グループチャット機能

限定したメンバーでの会話が可能な機能です。グループチャット機能があるビジネスチャットツールが多いです。部署、プロジェクトチームごとに分けたり、特定のメンバーを追加して会話をしたりすることができます。

音声/ビデオ通話機能

ビジネスチャットでは通話ができる機能があります。相手のプライベートな番号やLINEアカウントを知らずとも通話をできます。また、ビデオ通話も複雑な手続きなどなしに、ビデオ通話ツールを使用できるビジネスチャットもあります。
このように手軽に通話ができるのがビジネスチャットの良い点です。

ファイル共有機能

様々な形式のファイルを送信することができます。共有した情報はセキュリティに守られており、安心して利用ができます。
また、大容量のファイルを送ることができるチャットツールもありますのでそこも選ぶ基準にしてみるとよいでしょう。

このようにチャットだけでなく、様々な機能が備わっています。
しかし機能は会社によってどんな機能があるかが異なるので、確認することが大切です。
また、たくさん機能があるからいいということではありません。すべての機能をしっかり使えるか、無駄な機能がないか、そういったこともよく考えての導入が大切です。

ビジネスチャットの導入目的

では、どういった理由でビジネスチャットツールを導入するのでしょうか？

スピーディなコミュニケーション

もし、社内で問題が起きたら？もし、クライアントが急ぎの要望を出して来たら？
そういった急な対応にもスピーディに解決できるのがビジネスチャットです。また、メールよりも手軽で、移動中やスマートフォンでも連絡ができます。素早く連絡をしたい、そういった会社はビジネスチャットツールを導入することをおすすめします。

情報の共有で生産性向上

上記のようにスピーディな連絡、情報の共有の速度が速くなることで、生産性を向上できます。情報共有のスピードが速くなることで意思決定の速度も向上するので業務も滞りなく進んでいくでしょう。

個人向けのチャットよりセキュリティが高い

個人向けチャットより、ビジネスチャットの方が高セキュリティであり、情報漏洩防止の効果があります。
昨今では情報漏洩のニュースも多々あります。企業は情報漏洩の防止に努めていかなければなりません。
ビジネスチャットでは、ユーザーによる一元管理や不正アクセスの防止・監視機能、データの暗号化機能など、充実したセキュリティ機能が備わっています。

ビジネスチャットツールを選ぶポイント

ここではチャットツールを選ぶためのポイントを紹介していきます。

コスト

ビジネスチャットで最も気になるのは料金ですよね。無料プランがあるビジネスツールもありますが、機能が限られてしまい、使いたいのに使えない……そんな場面も考えられます。またセキュリティの種類でも価格が変わることがあります。利用目的を明確にして、かかるコストと比較することで料金を検討しましょう。

対応形態

ビジネスチャットツールの提供形態にはクラウド型とオンプレミス型があり、クラウド型が主流と言われています。ではどんな違いがあるのでしょうか？

①クラウド型
サーバー機器を自社に設置し、社内で情報システムを保有するサーバーを使うのがクラウド型です。自社向けにカスタマイズしやすいものの、回線や機器などを自社で準備しなければならないので初期費用は割高です。

②オンプレミス型
サーバーをインターネット上に設置し、情報システムを自社に保有せずに運用するのがオンプレミス型です。サーバーにかかる回線や機器を自社で準備せずとも、インターネットに接続していれば使えるので初期費用は割安です。

すぐに導入して活用したいのか、それとも自社に最適なツールとしてカスタマイズを重視していきたいのかを、事前に明確にしてから選定しましょう。

使いやすさ

使いやすいサービスを選ぶことも欠かせません。数あるもののなかからツールを選ぶ場合、実績があるものを選ぶという方法もあります。また、導入の前後でサポートがあるツールを選んでおけば、運用の中でわからないことがあったときにも、早い段階で解決することが可能です。

セキュリティ

どうしてビジネスの場でLINEなどの個人チャットツールは使われないのでしょうか。それはセキュリティを重視しているからです。LINEなどを使うと情報漏洩の危険が考えられ、リスクがあります。
取引情報や顧客情報を扱うビジネスにおいて、高いセキュリティは必須条件です。不正アクセス・情報漏洩などの対策がしっかりとされているか確認しましょう。

目的に合った機能が備わっているか

まず、それぞれのツールによってどのような機能を備えているのかを知っておき、自社に合ったものを選ぶことが求められます。
「この機能が本当に要るのか？」ということを考えなければいけません。

ビジネスチャットを選ぶ上での注意点

ビジネスチャットを選ぶ注意点としては大きく2点あります。

機能がすべて使えるか

チャット以外にもたくさん機能があるビジネスチャットツールは多くあります。ですが、上にも記載しましたが、その多くの機能をうまく使いこなせるのか、本当にこの機能が必要なのかを考える必要があります。
「料金が高ければ質のいいものが提供される」「たくさん機能があればあるほどいい」
そんなことはありません。思考停止せず、しっかりと機能を見てビジネスチャットを選びましょう。

導入の後のサポート

初めてビジネスチャットを入れるのであれば、導入の際に、導入後のサポートを受けられるところを選びましょう。
例えば「この機能はどう使うかわからない」「初期設定ができない」、こんなことがあるかもしれません。その問題を解決するためのサポートを受けられるかは非常に重要です。
そのため、導入後どんなサポート体制があるのか、それを知ることが大切です。

この記事がビジネスチャットを選ぶ基準になれば幸いです。
是非自社にビジネスチャットツールを活用し、生産性の向上をはかりましょう。