ビジネスチャット導入のメリット

ビジネスチャット導入の主なメリット5つ

まずは、以下5つのビジネスチャット導入の主なメリットについてご紹介していきます。

• 気軽・簡単にコミュニケーションが取れる
• リアルタイムのコミュニケーションができる
• 同時に複数人とのコミュニケーションができる
• 素早く簡単に情報共有ができる
• タスク管理や会議の効率がアップする

では、次項より各メリットを詳しく見ていきましょう。

気軽・簡単にコミュニケーションが取れる

ビジネスチャット導入後は、インターネット環境が整ってさえいれば、PCやスマホ、タブレット等を使用して、いつでも気軽にコミュニケーションが取れます。また、チャット機能を使ったコミュニケーションは、メールを使ったコミュニケーションよりも簡単です。そのため、社内・社外に関係なく、やり取りがスピーディーになることにより業務効率のアップに繋がるでしょう。

ビジネスチャットでのやり取りでは、以下のようなメールのビジネスマナーについて省略できるため、時間の節約にも繋がります。

• 件名
• 定型挨拶文
• 結びの言葉
• 署名

さらにチャット機能を使えば、ちょっとした質問ややり取りが気軽にできるため、問題解決までの時間の短縮や作業の円滑化にも繋がるでしょう。

リアルタイムのコミュニケーションができる

チャット機能や音声通話機能などを使い、リアルタイムでのコミュニケーションができる点もビジネスチャット導入のメリットです。リアルタイムでのやり取りは、返信をすぐに欲しい場合や軽い質問がある場合にも役立ちます。結果、業務効率がアップしたり、時間の節約ができたりするでしょう。
チャット機能や音声通話機能は、社内コミュニケーションの活性化にも役立ちます。例えば、席が離れていたり、他フロアーにいたりする社員同士が、相手の席に行くことなくリアルタイムでやり取り可能です。

また口頭でのリアルタイムなやり取りと違い、チャットでやり取りした内容は後で見返すこともできます。そのため、伝達事項を忘れたり、見落としたりする心配もありません。つまり、ビジネスチャット導入は、社内コミュニケーションの円滑化や活性化にも役立つでしょう。

同時に多人数とコミュニケーションが取れる

ビジネスチャットのグループチャット機能を使うと、同時に複数人とのコミュニケーションが可能となるため、業務の効率化を期待できるでしょう。例えば、各チームや各プロジェクトでグループを作り、グループチャット機能を使ってやり取りをすると、メンバー全員へ同時に情報を伝えられます。

音声通話やビデオ通話機能を備えたビジネスチャットを使えば、同時に複数数と音声でのコミュニケーションを取ることも可能です。音声通話やビデオ通話機能は、リモートワーク中の仲間との気軽なやり取りをしたり、会議をしたりする際にも役立ちます。

素早く簡単に情報共有ができる

ビジネスチャットのファイル共有機能やグループチャット機能を使えば、素早く簡単に情報の共有ができるため、作業効率が向上するでしょう。また、電話・メール・書類での情報共有と比べて手間や時間も少ないです。加えて、自分だけでなくやり取りする相手の手間や時間が少ない点も、ビジネスチャット導入のメリットと言えるでしょう。

ファイルの共有機能では、画像・資料・動画の送信等が簡単にできます。またグループチャット機能では、他メンバーのやり取りも閲覧可能です。そのため、他メンバーとの連携がより簡単になったり、チーム全員で業務内容に見落としがないかどうかをチェックできたりするでしょう。

中には、さらなる業務の効率化を目指せる、カレンダーの共有機能や他ツールとの連携機能を備えたビジネスチャットもあります。

タスク管理や会議の効率がアップする

ビジネスチャットのタスク管理機能を使えば、業務の漏れを予防できたり、より効率的に業務を進められたりするでしょう。例えば、プロジェクトの管理者がタスク管理機能を使えば、タスクの割り振りや作業者への通知が同時に行えます。一方、作業者はチャット内の通知によりタスク内容を確認可能です。また後で見直すこともできるため、忘れたり、見落としたりする心配も少ないでしょう。

音声通話やビデオ通話機能を備えたビジネスチャットの導入により、Web会議がより簡単に開けるため、会議の効率をアップできます。これまでのプロジェクトの進行で対面会議を主流としていた企業には、特におすすめです。対面会議からWeb会議へ移行することにより、メンバーが会議のために集まる必要がなくなります。結果、移動などの無駄な時間の節約にも繋がります。

ビジネスチャット導入のデメリットとは？

ビジネスチャット導入によって、以下のようなデメリットが生じる恐れがあります。

• コストの増加
• 対面コミュニケーションの減少
• コミュニケーション過度による弊害
• 情報漏洩

ただし、セキュリティレベルの高いビジネスチャットを選択すれば、外部への情報漏洩の恐れを減少できるでしょう。

ビジネスチャットの基本機能・その他の機能を解説

ここでは、ビジネスチャットの一般的な基本機能とその他の機能を簡単に解説します。

ビジネスチャットの基本機能

ビジネスチャットの一般的な基本機能として多く見られるのは、以下などです。

• 1対1でのチャット
• グループでのチャット
• 無料通話（音声、ビデオ）
• ファイルの共有

しかし、搭載されている基本機能は、ビジネスチャットごとに違いがあります。

ビジネスチャットのその他の機能

ビジネスチャットのその他の機能として多く見られるのは、以下などの機能です。

• 他ツールとの連携
• タスク管理機能
• 操作履歴等の保管機能
• セキュリティ強化機能
• 既読、未読判別機能
• 共有機能（画面・ファイル・カレンダー等）

基本機能と同様に、その他の機能も各ビジネスチャットによって違いがあります。

メリット満載のビジネスチャット！選ぶ際のチェックポイントを解説

ビジネスチャットを選ぶ際には、以下などのポイントをチェックしてから選ぶのがおすすめです。

• 導入目的や使用人数に適しているか
• 使いやすいか
• 社外とのやり取りに対応しているか
• 導入目的や使用用途に合う機能を備えているか
• 自社に適した導入・利用コストか
• スマホアプリに対応しているか
• 自社に適したセキュリティを備えているか

自社に合う機能を備えたビジネスチャットを選ぶためにも、導入前に導入目的を明確にしておきましょう。導入目的に多いのは以下などです。

• メールや会議の無駄を減らしたい
• 素早く情報を共有したい
• スピーディーな対応をしたい
• セキュリティを強化したい

また複数のビジネスチャットを比較検討してから、自社に合うビジネスチャットを選びましょう。

まとめ

ビジネスチャット導入のメリットは、簡単にリアルタイムのコミュニケーションが取れたり、同時に多人数とやり取りできたりすることです。また情報共有が素早く簡単にできたり、タスク管理や会議の効率が向上する点もメリットと言えるでしょう。

一方、導入のデメリットはコストの増加や対面コミュニケーションの減少などです。本記事で紹介したチェックポイントなどを参考にしながら、ぜひ自社に合うビジネスチャットを導入してください。